Problème
Lors de l’utilisation régulière de SharePoint, l’espace de stockage peut devenir un problème récurrent. Toutes les modifications des fichiers sont stockées sous forme de versions, ce qui peut rapidement occuper énormément d’espace de stockage. Il est possible de limiter le nombre de versions à 5, mais il arrive que cela ne soit pas suffisant.
Présentation des produits
qui résoudront le problème
Afin d’automatiser le processus d’Offboarding, vous pouvez passer par PowerAutomate. Il s’agit d’un service cloud qui permet de créer et d’exécuter des workflows automatisés entre différentes applications et services. Il est directement intégré dans les licences Microsoft 365 et permet ainsi d’éviter de passer par des services tiers.
Vous devrez également utiliser Azure Automation afin d’exécuter un script PowerShell. C’est d’un service de Microsoft Azure qui fournit une automatisation basée sur le cloud pour la mise à jour des systèmes d’exploitation et la gestion de la configuration, offrant une gestion cohérente à la fois dans les environnements Azure et non-Azure.
Comment ?
Sur Azure Automation, un runbook est présent, qui est en réalité un script PowerShell. Ce script balaye l’ensemble des fichiers présents sur un SharePoint et, en fonction du nombre de versions défini, supprime les plus anciennes.
Le script est conçu pour accepter des arguments si nécessaire afin de pouvoir nettoyer des SharePoint définis.
Il est possible de le faire fonctionner de manière autonome, mais il est préférable de passer par Power Automate pour l’exécuter. Cela permet de déclencher le script afin qu’il nettoie plusieurs SharePoint à la fois et d’obtenir un retour par mail des actions qu’il a réalisées.
Cela permet également de nettoyer les versions des SharePoint qui sont définies dans une liste.
Avantages
Power Automate et Azure Automation présentent les avantages suivants :
- Ils vous font gagner du temps et réduisent la charge de travail liée au nettoyage des versions.
- Ils vous permettent de gagner de l’espace de stockage sur SharePoint.
Coûts
La mise en place d’un flux PowerAutomate nécessite uniquement une licence PowerAutomate Premium pour le compte qui hébergera le processus. Concernant la partie Azure Automation, vous avez le droit à 500minutes/mois d’exécution gratuitement, ensuite le coût est de 0,002€/minutes. Il faut compter environs 100min pour 20 000 fichiers.
Nicolas BOILLAUD, Consultant Cloud Microsoft
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